La mejor manera de proyectar tu negocio es midiendo todos los avances. Si no lo haces, es difícil evaluar y delinear proyectos futuros. Para hacerlo, debes analizar el avance de las operaciones día con día a través de registros contables que te permitirán dejar huella de todas las decisiones sobre el financiamiento y uso de tus recursos.
¿Qué tipos de libros contables es necesario utilizar?
Un buen registro en libros tiene que ser fácil de realizar y comprender y, ciertamente, debe ser confiable, preciso, uniforme y concebido para proporcionar información en tiempo oportuno.
Desde el punto de vista legal, los registros contables deben reflejar de manera permanente y completa los ingresos y los gastos de la empresa. Existen diversos tipos de libros y sistemas contables, principalmente los siguientes:
* Contabilidad de partida doble. Es aquella que la mayoría de las escuelas dan como curso de contabilidad básico. Cada operación se registra en dos cuentas, de las cuales una tiene que ser cargada o debitada y la otra abonada o acreditada por un monto equivalente. Este sistema es excelente; sin embargo, requiere tener una formación contable para comprenderlo y dominarlo en detalle.
* Sistemas de contabilidad por computadora. Existen diversos programas en el mercado. Son rápidos y permiten hacer cálculos y también generar estados financieros al día de manera cotidiana. Sin embargo, hay que ser prudentes a la hora de elegirlos y evitar caer en la tentación de comprar material demasiado costoso o muy elaborado con relación a las necesidades reales de la empresa. La mayoría de los negocios pequeños tendrán nece-sidad eventualmente de llevar un sistema contable electrónico para la administración de inventarios cada vez mayores y/o de un mayor número de operaciones.
* Contabilidad de partida simple (entradas y salidas). En este sistema las operaciones se registran una sola vez, ya sea como ingreso o gasto, como activo o pasivo. Todos los registros se realizan en un diario. Es simple y fácil de comprender (es, de hecho, el sistema que se describe en el ejemplo de este artículo).
Para saber más:
Al iniciar tu negocio
En la creación de una nueva empresa es necesario seguir las siguientes etapas:
1. Constituir la empresa ante un notario público y darla de alta ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público. Recuerda que al constituirte como empresa, el método de partida simple dejará de ser útil para ti y tendrás que utilizar el método de partida doble.
2. Con el fin de evitar confusiones entre el patrimonio personal y lo que pertenece a la empresa, es clave abrir una cuenta bancaria independiente para las operaciones de tu compañía.
3. Elegir el sistema de registro contable a utilizar. En el sistema de partida simple necesitarás una hoja de cálculo con el número de columnas necesario dependiendo del número de cuentas de gastos. En nuestro ejemplo hablaremos de hojas de 12 columnas. Asimismo, deberás mandar a hacer tus facturas numeradas y con el nombre de tu empresa, así como los cheques, pedidos y toda la papelería que utilices.
4. Busca asesoría fiscal, con el objeto de que conozcas que gastos son deducibles de impuestos y cuáles son sus requisitos. Lo ideal es contactar a un contador público que evite que te equivoques y te asesore en lo que necesites.
¿Cómo realizar un registro contable con el sistema de partida simple?
Este es un método exclusivo para personas físicas con actividad empresarial y personas morales que estén registradas ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público bajo el régimen simplificado.
Utiliza un cuaderno u hoja de cálculo para registrar las operaciones del mes y los totales mensuales de cada columna. Usa al menos una página para cada mes del año, cuyo tamaño dependerá del número de transacciones mensuales y reportará los totales.
En las tres primeras columnas registra la fecha, los detalles de la operación y el número de cheque. Trata de pagar todas las facturas con un cheque y asegúrate de registrar todos los detalles en el talonario (compra, fecha y número de factura). Registra también el número y la fecha del cheque sobre la factura pagada. Toma el hábito a fin de que facilitar la tarea cuando se tengan que registrar las operaciones.